Модуль «АСПРОМ. Управление договорами»

Направление: 
Платформа: 

Решаемые бизнес-задачи

Практически любая компания рано или поздно сталкивается в своей работе с проблемами, связанными с организацией договорной деятельности. Из основных можно выделить следующие проблемы:

  • отсутствие единой базы договорных документов
  • длительные сроки согласования любых, даже типовых договоров
  • отсутствие четкой последовательности этапов согласования
  • непрозрачность процесса согласования
  • отсутствие информации о текущем статусе договора
  • утеря важных документов и т.п.
Модуль «АСПРОМ.Управление договорами» предназначен для организации единого архива договорных документов, а также автоматизации процессов их подготовки и согласования
Модуль «АСПРОМ.Управление договорами» позволяет решать следующие бизнес-задачи организации:
  • использование типовых шаблонов для создания договорных документов
  • организация централизованной регистрации и хранения договорных документов
  • разграничение прав доступа к договорным документам
  • автоматизация процессов согласования договорных документов
  • контроль сроков согласования и исполнения договорных документов
Модуль «АСПРОМ. Управление договорами» включает в себя следующие компоненты:
«АСПРОМ.Управление рабочими процессами»
Автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения
«АСПРОМ.Шаблоны документов»
Создание документов на основе заложенных в Системе шаблонов, а также автоматическое заполнение документов, созданных на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов
«АСПРОМ.Организационная структура»
Структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации
«АСПРОМ.Замещение пользователей»
Организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия
«АСПРОМ.Связи»
Автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой
«АСПРОМ. Электронная подпись»
Подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью

Описание решения

Ведение единого электронного архива договорных документов

Все договорные документы хранятся в электронном виде в отдельной библиотеке «Реестр договоров», для которой настроено специальное представление (Рис. 1), позволяющее удобно осуществлять поиск, фильтрацию, сортировку и группировку по любым атрибутам карточек договорных документов. Перечень отображаемых столбцов преднастроен, но доступен для редактирования самим пользователем.

Данное представление позволяет увидеть как сам договор, так и все связанные с ним дополнительные соглашения, а также позволяет организовать вкладки с преднастроенными фильтрами (например, по категориям или по типу договора).

Представление библиотеки «Реестр договоров»
Рис. 1. Представление библиотеки «Реестр договоров»
В карточке документа учитывается вся необходимая информация о договоре

Каждый договорной документ имеет свою карточку с определенным набором атрибутов (Рисунок 2). В карточке указывается первичная информация о договоре: номер, категория, даты начала и окончания действия, сумма и т.д. Набор атрибутов на карточке может динамически меняться в зависимости от различных параметров.

Сотрудники могут создавать типовые договоры, на основании утвержденных шаблонов

Возможность создания договорных документов на основании шаблонов реализована с помощью компонента «АСПРОМ.Шаблоны документов».

Карточка договора
Рис. 2. Карточка договора

Выделенная группа пользователей имеет права на добавление новых утвержденных руководством шаблонов договорных документов в систему. В используемых шаблонах может быть закрыт для редактирования весь текст документа за исключением переменных данных, которые автоматически подставляются из карточки документа (например, контрагент, сумма и т.д.).

Модуль упрощает работу со всем комплектом документов, которые связаны с договором

К договору могут создаваться доп. соглашения, приложения и другие сопроводительные документы. Все эти документы также хранятся в библиотеке «Реестр договоров». Документы комплекта создаются с карточки ведущего договора и доступны для просмотра в его карточке на вкладке «Комплект документов» (Рисунок 3).

Вкладка «Комплект документов» .
Рис. 3. Вкладка «Комплект документов»

Контроль исполнения и оплаты

В случае если в организации присутствует необходимость контролировать по договорному документу поступление исполнительских или финансовых документов (актов, счетов и т.д.), то для этой цели в модуле «АСПРОМ.Управление договорами» предоставлена возможность планировать и отслеживать своевременное поступление таких документов и при необходимости оплату по ним.

Контроль исполнения и оплаты
Рис. 4. Контроль исполнения и оплаты

Для любого договорного документа на вкладке «Контроль исполнения и оплаты» (Рис. 4) присутствует возможность указать, какие документы ожидаются, их плановый срок поступления/оплаты. В указанную плановую дату производится проверка, поступил ли документ (произведена ли оплата). Если документ не поступил (не оплачен), ответственный по договору автоматически уведомляется об этом.

При необходимости дополнительно могут быть разработаны механизмы синхронизации с учетными системами, в которых отслеживается оплата счетов

Автоматизация процессов согласования договорных документов

Для каждой организации можно настроить свою последовательность согласования договорных документов.

В базовой поставке модуля «АСПРОМ.Управление договорами» имеется возможность настраивать согласующих для договорных документов в разрезе категорий договора.

На карточке настроечного списка «Категории договоров» указываются Согласующие, Утверждающий и тип маршрутизации (выбор из вариантов «Последовательная», «Параллельная»). Поддерживается интеграция с организационной структурой, т.е. назначение согласующих производится путем выбора из справочника сотрудников.

После запуска рабочего процесса, по категории договора вычисляются Согласующие. Для них, согласно заданному типу маршрутизации, формируются задачи на согласование (Рисунок 5). После того как все задачи согласующими были выполнены, если хоть один из Согласующих выполнил задачу с результатом «На доработку», Инициатор процесса согласования получает задачу на доработку договора. После того, как он выполнит все необходимые изменения, договор пойдет на повторное согласование. Если Инициатор выполнит задачу с результатом «Прекратить согласование», процесс согласования прекращается.

Если все Согласующие выполнили задачи с результатом «Согласовано», согласно категории договора определяется Утверждающий. Для него формируется задача на утверждение. Если он выполняет задачу с результатом «На доработку», Инициатор получает задачу на доработку договора.

Если Утверждающий выполняет задачу с результатом «Утверждено», договор становится утвержденным и процесс согласования завершается.

Схема согласования договора
Рис. 5. Схема согласования договора

Аналитика по договорной работе

В модуле «АСПРОМ.Управление договорами» предусмотрены аналитические отчеты по договорной деятельности в различных разрезах: отчет по количеству заключенных договоров, отчет по задержкам в согласовании и.т.д

В ходе процесса согласования договора имеется возможность построить отчет «Лист согласования», в котором выводится информация обо всех сотрудниках, согласующих договор, результатах согласования и их комментариях

В зависимости от дополнительных требований могут быть разработаны любые другие аналитические отчеты. Разработка отчетов производится с использованием SQL Server Reporting Services. Отчет может быть экспортирован на рабочее место пользователя как документ Excel, PDF и пр.

Эффект от внедрения

Руководитель: использование модуля «АСПРОМ.Управление договорами» позволяет организовать эффективную и контролируемую работу с договорными документами.
Как следствие, получаем следующий бизнес-эффект:
  • ускоряется и упрощается процесс подготовки и согласования типовых договоров за счет использования утвержденных шаблонов документов
  • обеспечивается прямой доступ сотрудников ко всей информации по договорам в соответствии с уровнем прав доступа
  • обеспечивается контроль и прозрачность исполнения задач по подготовке и согласованию договорных документов, повышение исполнительской дисциплины
  • упрощается контроль исполнения договорных документов
  • минимизируются риски невозврата от контрагента или утери договорных документов
  • предоставляется возможность автоматического формирования аналитических отчетов по договорной деятельности
Ответственный сотрудник (инициатор договора): с использованием модуля «АСПРОМ.Управление договорами» оптимизируется работа с договорными документами.

В частности, уменьшается время, затраченное на подготовку договора и отправку его на согласование, упрощается контроль хода согласования, а также контроль исполнения договора.

   Новости

На завершившемся в апреле 2018 года Втором Всероссийском открытом конкурсе «BIM-ТЕХНОЛОГИИ 2017» система Vitro-CAD компании Витро Софт была признана наиболее перспективной разработкой в сфере программного обеспечения для BIM. Система Vitro-CAD решает вопросы организации процесса обмена данными в строительных проектах на всех этапах «жизненного цикла» объектов капитального строительства. «Для нас большую ценность имеет признание системы Vitro-CAD экспертным сообществом» - отметил Олег Кукушкин, генеральный директор компании «Витро Софт»

Успешно сдана в промышленную эксплуатацию информационную систему управления проектно-сметной документацией. Специалисты ГК ASPROM Group разработали техническое задание на Систему, провели работы по настройке платформы Microsoft SharePoint 2013 позволяющие в структурированном виде хранить проектно-сметную документацию и вести учет ее движения – получение документации от Заказчика, передачу субподрядчикам и обособленным подразделениям в производство работ и т.д. Все запланированные работы были выполнены в срок и с надлежащим качеством.

   Мероприятия

Начало: 17.02.2017 11:00 (МСК)
17 февраля 2017 года состоится вебинар «Инженерный документооборот для проектных организаций. Обзор новых возможностей Vitro-CAD»
Для регистрации перейдите по ссылке

Начало: 22.06.2016 11:00

22 июля 2016 года состоится вебинар «BIM технологии: интеграция Autodesk Revit и Vitro-CAD»

Для регистрации перейдите по ссылке